مدیریت زمان

یکی از مهار­ت­هایی که لازمه موفقیت در هزاره سوم است، استفاده بهینه و موثر از زمان و به عبارتی مدیریت نمودن زمان است. به این معنا که از فرصت‌ها و لحظه‌هایی که در اختیار داریم بهترین استفاده را داشته باشیم. زیرا زمان، منبع منحصر به فردی است که اگر تلف شود، جایگزینی برای آن وجود ندارد. بنابراین ضروری است تا جهت جلوگیری از اتلاف بیهوده وقت، در مورد بایدها و نبایدها تصمیمگیری کنیم. برای اینکه کمتر از فرصت­هایی که به راحتی از دست می دهیم، ناله سر دهیم و قضا و قدر را بانی و باعث تمام سهل انگاری­های خود نماییم، می بایست تکنیک هایی را برای استفاده بهینه از گنج گرانبهایی که به تک­تک ما هدیه داده شده است، بکار بریم:

با برنامه­ ریزی پیش برویم
برنامه­ریزی، مادر تمام بی­برنامگی­هاست. «دراکر» اندیشمند برجسته مدیریت، معتقد است: اگر نتوانیم برای وقت خود برنامه­ریزی کنیم هیچ چیز دیگر را هم نمی توانیم اداره کنیم. بنابراین اگر در هر نقشی (همسر، پدر، مادر، فرزند، کارمند، رئیس و ...) که هستیم و وظایف بیشماری نیز بر دوش داریم، می­بایست برای هر کدام از نقش­های خود برنامه ریزی کرده و مدت زمانی را برای هر یک از آنها در نظر بگیریم. در غیر این صورت، آن نتیجه و کارآیی که انتظار داریم را بدست نخواهیم آورد.

تمام کارهایمان را روی کاغذ بیاوریم
داستان مشهوری در مورد فهرست کردن کارها و تاثیر آن بر بهره­وری منسوب به آقای «چارلز شواب» مدیر عامل شرکت فولاد وجود دارد. وی از مشاور خود خواست تا روشی برای انجام کارهایش برای استفاده درست از زمان به وی بیاموزد. مشاور به وی گفت من به شما روش آسان و موثری یاد می دهم که بازدهی کار شما را تا پنجاه درصد افزایش می دهد. آنگاه مشاور یک برگ کاغذ سفید به «شواب» داد و به وی گفت شش مورد از کارهای مهمی که می بایست فردا انجام دهد در آن بنویسد و آنها را به ترتیب اهمیت شماره گذاری کند و از وی خواست که از روز بعد کارهایش را به ترتیب اولویت از مورد اول شروع کند و پس از آن که تمام شد سراغ دومین مورد برود و همین روش را تا آخرین مورد ادامه دهد. نقل می کنند که آقای «شواب» پس از به کارگیری این روش، آنرا بسیار مفید یافت و دستور داد که کلیه کارمندانش نیز از همین روش استفاده کنند. وی در این باره می گوید: از آن به بعد من و کارکنانم، ابتدا به انجام و اتمام لازمترین و مهمترین کارهای روزانه می پردازیم.

دزدان زمان را بشناسیم
میهمانان ناخوانده، تلفن­های مزاحم و غیرضروری، نداشتن انضباط کاری، سستی و بی­ارادگی در تصمیمگیری، دوباره کاری، روش­های غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه، ناتوانی در «نه» گفتن به خواسته­های دیگران، نداشتن تمرکز حواس، عادت امروز و فردا کردن، صحبت­های کم اهمیت، مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری، ترس از شکست، تلویزیون و مواردی از این قبیل راهزنان وقت ما هستند. بطوریکه مدت زمان زیادی را به خود اختصاص داده و هیچ نتیجه و سودی برای ما جز هدر دادن وقتمان ندارند. با حذف یا کم نمودن تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است، می توانیم کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانیم.

از زمانهای مرده استفاده کنیم
اوقاتی که در حال قدم زدن، رانندگی، انتظار و ... هستیم، بهترین زمان برای تفکر درباره بهتر انجام دادن کارهایمان است. نگذاریم این زمان­ها به بیهودگی تلف گردند، بلکه سعی کنیم از آنها به خوبی استفاده نماییم.

در گذشته توقف نکنیم
گذشته را با تمام خوبی­ها و بدی­ها به دفترچه خاطراتمان بسپاریم. حال را دریافته و افق‌های زیبایی را برای فردای خود ترسیم کنیم. تنها از گذشته خود درس بگیریم و به عنوان موتوری برای حرکت رو به جلو از آن استفاده کنیم نه برای حرکت به عقب و درجا زدن.

در خود انگیزه ایجاد کنیم
میل یا اراده انجام کاریاانگیزش، عامل اساسی در ایجاد تلاش­ها و فعالیت­ها است. به دیگران قول بدهیم که کاری را تا مدت زمان معینی به اتمام خواهیم رساند. قول دادن به دیگران در ما انگیزه ایجاد می­کند تا سر وقت کارمان را تحویل دهیم.